Av: Sati Bacchus, ICF Master Certified Coach, MCC

 

Många är vi som det sista har året fått prova på att arbeta hemma i större eller mindre utsträckning. En del hade gjort det innan och hade erfarenhet att bygga på, vad som fungerade mer eller mindre bra, och för en del var det helt nytt att plötsligt behöva sitta i hemmiljön med allt vad det innebar. Nu har de flesta i Sverige som det är aktuellt för någon form av erfarenhet när det gäller hemmakontoret.

 

Som i så många situationer, som vuxit ur ett plötsligt uppkommit behov, kanske inte hemarbeteskontoret fungerar optimalt. Det kanske fungerar tillräckligt bra, vilket räcker till för det mesta, men med små reflektioner och justeringar så kanske det skulle kunna fungera ännu bättre. De tips och råd som följer är tänkta att stimulera små ändringar som skulle kunna göra stor skillnad för dig på daglig basis.

 

1. Se över din fysiska arbetsplats

Första punkten handlar om platsen där du sitter och utför större delen av ditt arbete. När det gäller den finns det två frågor att reflektera över för att eventuellt förbättra din situation.

 

Var väljer du att sitta? Och Hur ser det ut där du sitter?

 

Inte alla har möjlighet till ett stort skrivbord med höj och sänkfunktioner i en avskild vrå av hemmet, så då gäller det att göra det bästa med det som finns. Fundera på om där du sitter för det mesta är det bästa stället för dig att sitta eller om det skulle bli mer avskilt eller bättre ergonomi för dig att göra en mindre omförflyttning i hemmet eller kanske köpa en bättre stol.

 

Det andra är hur det faktiskt ser ut. Sitter du vid köksbordet där du eller familjen också äter eller har du någonstans där du kan disponera utrymmet mer för dig själv? Såklart är det lättare att fokusera på det du ska göra om du har mindre prylar runtomkring dig. Om du kan ha möten på en avskärmad plats och fokus bara på de arbetsredskap som du behöver. Fundera på vad du kan göra för att förenkla och förbättra och det minska du kan göra är att hitta en rutin där du håller rent där du sitter.

 

 

2. Hantera distraktioner

Andra tipset handlar om hur du hanterar distraktioner. Om vi förutsätter att själva arbetsplatsen är optimerad så handlar denna om de störande element och signaler som kommer från teknik och personer som du har i din omedelbara närhet.

 

Kanske sitter du i ett hem som ska delas med en partner som också arbetar hemma eller distanspluggande tonåringar. Vad kan ni komma överens om så att ni alla kan få perioder av fokuserat arbete när ni behöver det?

 

Kanske har du många notiser på som piper och distraherar från både mail, spel och appar. Det är smart att gå igenom din telefon och dator så att du bara har notiser på för det som är nödvändigt direkt i stunden. Många människor upplever en känsla av minskad stress i vardagen av att dra ner på mängden notiser. Prova ett tag och se hur just du reagerar på att få mindre pip eller flaggningar som stör.

 

 

3. Smart att göra lista

När det gäller vad man ska göra så har många det nedskrivet på ett flertal ställen, så det första tipset under denna rubrik är att bara ha EN att göra lista. Möjligtvis kan man ha en för arbetet och en privat, men när det kommer till att utföra de dagliga sysslorna så är det enklast att ha allt samlat på ett ställe.

 

Det finns många olika sätt att samla sin att göra lista och jag kan bara rekommendera att använda ett sätt som är enkelt för dig! Det som är lätt blir oftast använt och istället för att leta spännande appar med många funktioner kanske det är lättare att bara använda papper och penna, eller den app eller det tillägg som du är mest van vid. Själv använder jag Google kalender och Tasks som integrerar med min Gmailkorg.

 

HUR du skriver dina att göra poster har också betydelse. Istället för att vika hel eller halvdagar till en syssla så är det bättre att bryta ner dina sysslor till så små ”tuggvänliga” bitar som möjligt. Gärna till 15 – 30 minuters sysslor om möjligt. Det hjälper hjärnan att utföra dem utan att protestera eller skjuta upp alltför mycket. Även större projekt går ofta att dela upp i mindre mer lättsmälta delar. Prova.

 

Det sista som är bra är att du stryker det du gjort på listan när det är gjort. Det ger tillfredsställelse på riktigt som hjälper dig gå vidare till nästa sak med stolthet.

 

 

4. Vikten av struktur

Jag är av den tron att vi är olika och att inte en mall passar alla. Därför är generella råd som att göra det jobbigaste först svåra att ge. Däremot är det bra för våra hjärnor och fokus med ett visst mått av struktur och här kan också ett funderande i förväg hjälpa till att optimera dina dagar.

 

Reflektera över när du gör saker med lätthet och enkelhet. Dela upp arbetet i delar som till exempel: möten (fysiska eller digitala), research, skrivande, telefonsamtal, planering eller annat som ingår i dina arbetsuppgifter. När du ändå funderar så kan du också ta med när det är lättast för dig att träna eller när din hjärna brukar bli trött och behöva paus eller påfyllning.

 

När det är gjort så är det bra att så långt som möjligt anpassa dina arbetstider till den rytm som passar dig själv. Om du tex gärna tränar på morgnarna, så se till att börja arbetet lite senare så du hinner. Eller om du oftast kommer igång och blir mer energisk och sällskaplig efter lunch, så schemalägg dina möten och telefonsamtal då när det går. Se till att du får en struktur på ditt schema som i största möjliga mån passar det som ger dig energi och lätthet.

 

För en del fungerar det att ha en Pomodorotimer som ringer efter 25 minuter så att kroppen får möjlighet att sträcka på sig ett par gånger varje timme. Andra vill inte bli störda i sitt fokus så ofta och kan arbeta längre stunder innan de tar paus. Det som är viktigt är att se till att det blir paus, för hur effektiva vi än kan känna oss utan den, så visar hjärnforskning att lagom med pauser tillför i produktivitet istället för tar ifrån.

 

Det här tipset är inte något som kan sättas på en gång utan man får prova sig fram och se vad som fungerar bäst över tid.

 

 

5. Prokrastinera mera

Ett potentiellt kontroversiellt tips kommer från Bat Hen, produktivitetsexpert från Tel Aviv, som uppmuntrar oss att skjuta fram saker och ting när de inte går lätt att utföra. Hon menar att det för det mesta finns en rätt tid och plats att utföra de uppgifter som ska göras och att om det känns för svårt så har inte den tidpunkten ännu infunnit sig.

 

Bat Hen berättar att hon ofta skjuter fram de saker som hon sätter upp för sig själv att göra och att hon inte bekymrar sig alls över det. Hon menar att hon lever efter devisen i detta citat från henne:

 

”Vi överskattar hur många saker som vi kan få gjorda på en vecka men underskattar hur många saker vi kan få gjorda på ett år.”

 

För henne är det viktigt att prioritera också de långsiktiga målen, de saker som kanske inte alltid är bråttom och viktiga och som ibland kräver både reflektion och eftertanke för att mogna och komma till stånd.

 

Med tanke på det sistnämnda är ett råd från henne att dagdrömma mera. När en uppgift känns svår att komma in i eller att man fastnar mitt i så kan en stunds mjukt blickande ut genom ett fönster eller en kort promenad göra mer för produktiviteten än att försöka forcera det som fastnat.

 

Här hittar du din professionella coach!

Sati Bacchus,

ICF Master Certified Coach, MCC